Für eine professionelle Nutzung eines BI-Systems müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden. Wichtig dabei ist, dass die vom BI-System angebotenen Funktionen benutzer- bzw. gruppenspezifisch ein- und ausgeblendet werden können. So können den Benutzern für ihre Abteilung zutreffende Berechtigungen verteilt werden. Eine darüber hinaus gehende Berechtigung auf Datenebene (zum Beispiel welche Kostenstellen im Zugriff sind) ist dabei selbstverständlich und wird durch die Datenbankberechtigungen gewährleistet.

Konkrete Bestandteile zur Verwirklichung von Self Service BI

1. Veränderung

Der erste wichtige Punkt zur Umsetzung von Self Service BI: Die Möglichkeit, bestehende Standardberichte, die zentral pro Abteilung oder unternehmensweit aufgebaut wurden, als berechtigter Endanwender verändern zu können. Hier ist es möglich den bestehenden Bericht als neue Version abzuspeichern, oder ihn zu überschreiben.

2. Funktionalität

Neue Berichte aufbauen leicht gemacht! Sämtliche Funktionen für den Berichtaufbau stehen über verschiedene Endanwender-Clients zur Verfügung. Die komplette Funktionalität ist selbst über einen beliebigen Browser gegeben.

Das Beste: Es sind weder Programmierkenntnisse, noch technische Kenntnisse über SQL- oder MDX-Abfragen notwendig. Benutzerfreundlichkeit wird bei uns groß geschrieben: Dabei sind die Funktionen schon altbekannt. Drag & Drop sowie Ribbon Menüs, wie man sie aus Microsoft Office Produkten kennt, steuern bei uns die Berichterstellung.

3. Live-Berichte

Datenstrukturen und Datenmodelle müssen nicht nur einfach erzeugt werden können, sie müssen auch abänderbar sein. Die Grundlage des Datenmodells für ein BI System entsteht üblicherweise bereits während des Aufbaus eines zentralen Data Warehouses, in welchem die unternehmensweiten Daten gesammelt und aufbereitet werden. Dafür ist es notwendig im Vorfeld genaue Definitionen der fachlichen Datenstrukturen zu definieren, welche dann durch die IT umgesetzt werden. 

Für einige Fälle gibt es allerdings Datenmodelle und -strukturen, welche noch im laufenden Betrieb durch Fachanwender erzeugt oder geändert werden müssten. Sofern sich derartige Modelle zudem regelmäßig und aus fachlich getriebenen Gründen ändern und somit angepasst werden müssen, ist eine direkte Veränderung durch die Fachanwender sehr hilfreich, um regelmäßige, aufwändige und damit teure Abstimmungen mit der IT zu vermeiden. 

4. Neue Datenstruktur

Neben der Erzeugung und Änderung neuer Datenstrukturen aus bestehenden Daten gibt es bei Endanwendern häufig den Wunsch, vorhandene Datenstrukturen aus dem Data Warehouse mit eigenen Daten anzureichern. Diese Daten sollen aus eigenen Quellen, wie Excel-Dateien geladen und analysiert werden können.

5. Kommentare

Ein wichtiger Punkt zur Komplettierung der Self Service BI Funktionalitäten ist die Möglichkeit, berichtsspezifische Kommentare zu verfassen und auf Wunsch bei gegebener Berechtigung im eigentlichen Bericht noch Daten anzupassen, wenn beispielsweise aufgrund fehlerhafter Quelldaten etwas korrigiert werden muss. Die kollaborative Arbeit an Berichten wird deutlich erweitert und erleichtert, da jeder berechtigte Benutzer zusätzliche Informationen im Bericht hinterlegen und somit mit anderen Benutzern austauschen kann.

Zusammenfassend ist festzuhalten, dass es für Fachanwender möglich sein muss, sowohl Berichte als auch Daten und Kommentare anpassen zu können. Gleichzeitig muss das System die Möglichkeit eines zentralen Berichtswesens mit Standardanalysen und Reports bieten, welche durch den Großteil der Fachbenutzer nicht verändert werden können.

Titelbild: Javier Quesada